事前エントリー数は、当日の人数ではない

飛行機は、座席数より多くの予約を受けることがあります。

全員が来るわけではないと、過去の記録から知っているからです。何割が来ないかがわかっていれば、空席のまま飛ぶより、少し多めに受けたほうが合理的になる。

逆に言えば、その「何割」を知らない航空会社は、同じことができません。

予約の数字は、気持ちの数字

トーナメントの事前エントリーは、参加者にとって手軽な行為です。LINEで一言送る、フォームに名前を入れる。キャンセル料もかからないことが多い。

だから、事前エントリーの数は「来るつもりの人の数」であって、「来る人の数」ではありません。

その差は、平日と週末で違うし、天気でも違うし、季節でも違います。そして11月から12月は、この差が広がりやすい時期だと考えられます。

忘年会の誘いは、だいたい直前に来ます。会社の飲み会が金曜に入った。友人から急に誘われた。トーナメントの予定は、こうした誘いと比べると後回しにされやすい。

少なく来ても、多く来ても困る

事前エントリーをそのまま当日の人数として準備すると、二つの失敗が起こります。

一つは、来ない人の分まで準備してしまうこと。30人分の卓を開けて、ディーラーを配置して、実際に来たのは22人。卓の割り直しが入り、ディーラーが一人余ります。

もう一つは、逆に事前エントリーを締め切ったことで、当日来ようとしていた人を断ってしまうこと。満席と告知したのに、当日は空席がある。断られた人は、次から「どうせ満席だろう」と思って来なくなります。

保証賞金は、天気予報に賭ける行為だで書いたように、参加者数の読み違えはそれだけでコストになります。保証を付けていなくても、卓とスタッフの準備という形で同じ問題が起きる。

来なかった人数を、記録しているか

この差を読むために必要なのは、過去の実績です。

事前エントリーが何人で、実際に来たのは何人だったか。この二つの数字を、大会ごとに残しておく。数回分たまれば、自分の店の「来場率」が見えてきます。

曜日ごとに分けると、さらに精度が上がります。金曜の夜は仕事の都合で来られなくなる人が多い、日曜の昼はほぼ予定どおり来る、といった傾向が店ごとにあるはずです。

ここで大事なのは、来なかった人を責めることではなく、数字として扱うことです。来場率が8割の店なら、30人のエントリーで24人前後を見込んで準備する。残りは当日受付とレイトレジストで埋まる余地として残しておく。

Casinohubのようなツールで事前エントリーと当日の受付が同じ記録に残っていれば、この来場率は大会ごとに自動で出せます。紙のエントリー表と当日の受付表が別になっていると、照合する手間がかかって、たいてい誰もやらなくなります。

キャンセルの連絡を、しやすくする

来場率を上げる方法もあります。いちばん効くのは、キャンセルの連絡を出しやすくすることです。

連絡なしで来ない人の多くは、悪気があるわけではありません。連絡するほどのことでもないと思っているか、連絡するのが気まずいかのどちらかです。

前日に「明日の参加、変更があれば気軽に返信ください」と一言送る。キャンセルの連絡が来たら「了解です、また次回」と軽く返す。それだけで、黙って来ない人は減ります。

キャンセル料を取る方法もありますが、常連との関係を考えると、入れ方は慎重に考えたほうがいいと思います。取るにしても、年末の大型大会のように準備のコストが大きい回に限るほうが、受け入れられやすい。

空いた席を、誰に回すか

キャンセルが早めにわかれば、その席を別の人に回せます。

満席の大会なら、キャンセル待ちの人に連絡する。キャンセル待ちを受け付けていないなら、この時期から始めておく価値があります。年末の大会ほど、満席とキャンセルが同時に起きやすいからです。

席が埋まらないとわかった場合でも、早く知っていれば卓の数を減らして始められます。リエントリーは売上ではなく、卓を埋める道具で書いたとおり、薄い卓をいくつも開けるより、少ない卓を埋めるほうが、参加者の体験は良くなります。

12月の数字は、11月に取る

12月の大型大会の準備を、12月の事前エントリーだけで判断するのは難しい。普段と条件が違いすぎるからです。

だから、11月のうちに来場率を記録しておく。忘年会シーズンに入り始めた11月の数字は、12月にいちばん近い参考値になります。

11月の金曜の来場率が普段より何ポイント落ちたか。それがわかっていれば、12月の大会で何人分の卓を用意するかを、数字で決められます。